Introducción
⌅Los repositorios digitales son herramientas desarrolladas en los últimos años como parte de la necesidad de las instituciones para gestionar tres elementos clave: el documento, la información y el conocimiento. (Medina, 2017Medina González, A. (2017). Implementación de un repositorio digital para el entorno local de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana. Bibliotecas. Anales de Investigación. 13 (2).202-214.).
El Archivo Técnico del IGP, que forma parte del Centro Nacional de Información Geológica (CNDIG) perteneciente a la Dirección de Gestión del Conocimiento del Instituto de Geología y Paleontología, Servicio Geológico de Cuba, posee en sus fondos documentales, valiosos materiales primarios de las geociencias cubanas desde los años 1943 hasta la actualidad, conservados en diferentes formatos impresos y digitales integrados por: libretas de campo de los geólogos, informes de etapas parciales y finales de los proyectos de investigación del IGP y de las empresas geólogo-mineras del país, balances y análisis económicos, anuarios institucionales, planchetas en diferentes escalas y otros documentos.
De manera general y de acuerdo con las orientaciones sobre la política informativa trazada para el país, se realizó un proyecto para la digitalización de los fondos de los materiales del archivo con el objetivo de dar a conocer, organizar, divulgar y preservar la información primaria de la actividad científica y geológica, poniéndola al alcance de la comunidad de especialistas de las geociencias. El mismo es continuidad de otros proyectos anteriores que dieron origen a las comunidades patrimoniales del Repositorio del IGP/SGC: Diseño e implementación del Repositorio Digital de las Geociencias (Pérez Domínguez, 2018aPérez Domínguez. J., Karell Arrechea, D., Torres Sierra T. del Risco Guanche, L. (2018a): Diseño e implementación del Repositorio de Información de las Geociencias. Geoinformativa .11 (2) 18-29.); Patrimonio geológico en los fondos del Centro Nacional de Información Geológica (Pérez Domínguez, 2020bPérez Domínguez. J., Karell Arrechea, D., Torres Sierra T. Díaz Roque, M. Sánchez Días, D. (2020b): Patrimonio geológico en los fondos del Centro Nacional de Información Geológica. Informe final. Archivo técnico IGP.) y Patrimonio geológico de los fondos del Archivo Técnico de 1960 a 1980, (este último incluye también documentos de archivo entre 1943 y 1960). (Pérez Domínguez, 2022cPérez Domínguez. J., Karell Arrechea, D., Torres Sierra T. Díaz Roque, M. Sánchez Días, D. (2020c): Patrimonio geológico de los fondos del Archivo Técnico de 1960 a 1980. Informe final. Archivo técnico IGP.). En esta ocasión, se trabajó con los materiales primarios entre los años 1981 y 2000 que incluyen libretas de campo, informes de proyectos parciales y finales y mapas resultados de proyectos (Figura 1).
Materiales y métodos
⌅La implementación del repositorio digital del período 1981-2000 se llevó a cabo en varias etapas. La primera consistió en la identificación de los documentos para digitalizar, basándose en criterios de relevancia histórica, científica y estado de conservación. Posteriormente, se realizaron evaluaciones técnicas para determinar los recursos necesarios, incluyendo equipos de digitalización, software de gestión documental y personal capacitado. En la etapa de digitalización, los documentos fueron escaneados utilizando tecnología de alta resolución y se almacenaron en formatos estándar. Cada documento digitalizado fue catalogado y se le asignaron metadatos detallados. Finalmente, se desarrolló una plataforma de repositorio digital accesible en línea. Se utilizó para el repositorio la plataforma Dspace con la herramienta Xabal Repsos. (Sánchez, 2021Sánchez, María E., Mariño, Sonia I. (2021): Implementación de un repositorio para apoyo a la gestión administrativa. La Plata. 1 (2). https://www.redalyc.org/journal/3505/350566284016/html/ ).
Resultados y discusión
⌅La preservación del patrimonio documental es una tarea fundamental para el acceso al conocimiento y la protección de la memoria histórica. En el contexto del Instituto de Geología y Paleontología, actualmente conocido como Servicio Geológico de Cuba, la implementación de un repositorio digital se presenta como una solución innovadora para salvaguardar los valiosos documentos patrimoniales que conforman su acervo. Este artículo tiene como objetivo describir el proceso de implementación de ese repositorio y destacar la importancia de la digitalización para la conservación y difusión del patrimonio geológico y paleontológico de Cuba pues la digitalización de documentos patrimoniales ofrece múltiples beneficios. En primer lugar, garantiza la preservación a largo plazo de información invaluable, protegiéndola de la degradación física y los desastres naturales, facilita, además, el acceso y la consulta de los documentos, permitiendo a investigadores y el público en general, explorar el conocimiento acumulado sin las restricciones geográficas o físicas que implican los documentos en formato impreso. (Tarrillo, 2023Tarrillo Herrera, M., Tarrillo Gaona, J. (2023): Instalación e Implementación de DSpace como Repositorio Institucional de Documentos Científicos en la Universidad Nacional de Jaén (UNJ). September. Revista Científica Pakamuros. 5(1). DOI:10.37787/wwxeq441 ).
Los materiales para digitalizar se seleccionaron de los fondos del Archivo Técnico del CNDIG teniendo en cuenta la fecha de confección, el estado de conservación, su clasificación en inédito o no, el tipo de documento, los autores, la entidad ejecutante y otros datos que pudieran resultar de interés.
El trabajo para la implementación del Repositorio Digital se dividió en varias etapas:
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Planificación y preparación: La primera etapa del proyecto implicó la identificación de los documentos prioritarios para digitalizar, basándose en fecha, criterios de relevancia histórica, científica y estado de conservación. Se realizaron evaluaciones técnicas para determinar los recursos necesarios, incluyendo equipos de digitalización, software de gestión documental y personal capacitado para el trabajo.
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Digitalización: En esta etapa, los documentos fueron cuidadosamente digitalizados utilizando tecnologías y equipos de alta resolución. Se prestó especial atención a la manipulación de materiales frágiles o en mal estado para evitar daños. Los archivos digitales resultantes se almacenaron en formatos estándar para garantizar su accesibilidad y compatibilidad a largo plazo.
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Catalogación y Metadatos: Cada documento digitalizado fue catalogado y se le asignaron metadatos detallados para facilitar su búsqueda y recuperación. Los metadatos incluyen información sobre el contenido del documento, autoría, fecha de creación, descriptores y contexto histórico.
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Implementación: Se desarrolló una plataforma de repositorio digital que permite el acceso en línea a los documentos y es accesible desde las máquinas de los investigadores de IGP. La plataforma cuenta con una interfaz amigable y funciones avanzadas de búsqueda, garantizando que los usuarios puedan localizar rápidamente la información de interés. Dos técnicas especialistas en Archivo y Ciencias de la información procedieron a la revisión y ubicación de los materiales en el repositorio.
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Difusión y acceso público: Una vez implementado el repositorio, se llevaron a cabo campañas de divulgación para informar a la comunidad científica y al público en general, sobre la disponibilidad de los documentos digitalizados. Se organizaron talleres y seminarios para capacitar a los usuarios en el uso de la plataforma y promover su utilización, aunque existen dificultades con la visibilidad externa por internet que deben ser solucionadas en breve.
En la actualidad, los investigadores del IGP han comprendido las facilidades que ofrece el repositorio para su trabajo al cual pueden acceder desde sus mismas computadoras y es ampliamente utilizado por ellos para acceder a importantes documentos primarios de trabajo. (Figura 2).
Desafíos y lecciones aprendidas
⌅La implementación del repositorio digital no estuvo exenta de desafíos. Entre ellos, se destacaron la necesidad de recursos financieros y técnicos, la capacitación del personal y la gestión de los derechos de autor y propiedad intelectual. Sin embargo, estos desafíos se abordaron con una planificación meticulosa y una colaboración efectiva entre diversas instituciones y expertos y ya han sido solucionados.
Todo el trabajo realizado permitió la selección, recuperación y digitalización de 125 documentos de ese período que se encuentran a disposición de los investigadores. La implementación del repositorio digital ha resultado en la preservación de una significativa cantidad de documentos patrimoniales, asegurando su conservación a largo plazo y facilitando su accesibilidad. La digitalización ha permitido proteger una información invaluable de la degradación física y los desastres naturales. Además, ha democratizado el acceso al conocimiento, permitiendo a investigadores y al público en general explorar el patrimonio documental sin restricciones geográficas. Este proyecto ha demostrado ser una solución efectiva para la preservación y difusión del patrimonio científico y cultural de Cuba.
No obstante, hay que lograr que este Repositorio tenga visibilidad en Internet, como es el reclamo de las distintas empresas e instituciones del país afines al trabajo de las ciencias de la Tierra.
Conclusiones
⌅La creación de un repositorio digital de documentos patrimoniales en el Instituto de Geología y Paleontología (actual Servicio Geológico de Cuba) representa un avance significativo en la preservación del patrimonio científico y cultural de la nación.
Los resultados obtenidos aseguran la conservación de documentos valiosos y facilitan el acceso al conocimiento.
La experiencia adquirida y las lecciones aprendidas en este proceso, dan continuidad al rescate de valiosa información profesional y sirven de guía para futuras iniciativas de digitalización y preservación de la documentación patrimonial en otras instituciones afines.